วิธีสร้างรายงานใน Microsoft Excel

การทำรายงานโดยใช้ PivotTable



พนักงานทุกคนที่ทำงานในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพเข้าใจถึงความจำเป็นในการสร้างรายงาน สรุปข้อมูลทั้งหมดของงานของคุณหรือ บริษัท ในลักษณะที่ถูกต้องมาก คุณสามารถสร้างรายงานข้อมูลที่คุณป้อนลงในแผ่นงาน Excel ได้โดยการเพิ่ม PivotTable สำหรับรายการของคุณ ตาราง Pivot เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากเนื่องจากคำนวณผลรวมสำหรับข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติและช่วยให้คุณวิเคราะห์ข้อมูลด้วยชุดข้อมูลต่างๆ คุณสามารถใช้ PivotTable เพื่อสรุปข้อมูลของคุณและนำเสนอต่อผู้ที่เกี่ยวข้องในรูปแบบรายงาน

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้าง PivotTable บน MS Excel



  1. การทำรายงานบนแผ่นงาน Excel ของคุณจะง่ายกว่าเมื่อมีข้อมูล หลังจากเพิ่มข้อมูลแล้วคุณจะต้องเลือกคอลัมน์หรือแถวที่คุณต้องการ PivotTable

    เพิ่มข้อมูล



    การเลือกแถวและคอลัมน์สำหรับข้อมูลของคุณ



  2. เมื่อเลือกข้อมูลแล้วให้ไปที่แทรกที่แสดงอยู่บนแถบเครื่องมือด้านบนของซอฟต์แวร์ Excel ของคุณ

    แทรก

    การคลิกแทรกจะนำคุณไปยังตัวเลือกมากมายสำหรับตารางและคุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ทางด้านซ้ายสุดคุณจะพบแท็บ 'PivotTable' พร้อมลูกศรชี้ลง

    ค้นหา PivotTable บนหน้าจอของคุณ



  3. การคลิกที่ลูกศรชี้ลงจะแสดงตัวเลือกสองทางให้คุณเลือก PivotTable หรือ PivotChart ตอนนี้ขึ้นอยู่กับคุณและความต้องการของคุณว่าคุณต้องการให้เป็นส่วนหนึ่งของรายงานของคุณอย่างไร คุณสามารถลองทั้งสองอย่างเพื่อดูว่าอันไหนดูเป็นมืออาชีพมากกว่ากัน

    PivotTable เพื่อสร้างรายงาน

  4. การคลิกที่ PivotTable จะนำคุณไปสู่กล่องโต้ตอบที่คุณสามารถแก้ไขช่วงข้อมูลของคุณและตัวเลือกอื่น ๆ ว่าคุณต้องการให้ PivotTable บนแผ่นงานเดียวกันหรือคุณต้องการให้เป็นแบบใหม่ทั้งหมด คุณยังสามารถใช้แหล่งข้อมูลภายนอกได้หากคุณไม่มีข้อมูลใด ๆ ใน excel ซึ่งหมายความว่าการมีข้อมูลใน Excel ของคุณไม่ใช่เงื่อนไขสำหรับ PivotTable

    เลือกข้อมูลและคลิกที่ PivotTable

    คุณต้องเพิ่มตำแหน่งถ้าคุณต้องการให้ตารางปรากฏบนแผ่นงานเดียวกัน ฉันเขียน c1 คุณสามารถเลือกตรงกลางของแผ่นงานของคุณได้เช่นกันเพื่อจัดระเบียบทั้งหมด

    PivotTable: การเลือกข้อมูลและตำแหน่ง

  5. เมื่อคุณคลิกตกลงตารางของคุณจะยังไม่ปรากฏเป็น คุณต้องเลือกฟิลด์จากรายการฟิลด์ที่มีให้ทางด้านขวาของหน้าจอของคุณตามที่แสดงในภาพด้านล่าง

    รายงานของคุณยังคงต้องผ่านชุดตัวเลือกอื่นเพื่อให้สามารถทำได้ในที่สุด

  6. เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจากสองตัวเลือกที่คุณต้องการ PivotTable

    ตรวจสอบฟิลด์ที่คุณต้องการแสดงในรายงานของคุณ

    คุณสามารถเลือกหนึ่งในนั้นหรือทั้งสองอย่างก็ได้ คุณตัดสินใจ.

  7. นี่คือลักษณะของ PivotTable เมื่อคุณเลือกทั้งสองอย่าง

    แสดงทั้งสองฟิลด์

    และเมื่อคุณเลือกฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งตารางของคุณจะปรากฏขึ้น

    กำลังแสดงหนึ่งเขตข้อมูล

    กำลังแสดงหนึ่งเขตข้อมูล

  8. ตัวเลือกทางด้านขวาของหน้าจอของคุณตามที่แสดงในภาพด้านล่างมีความสำคัญมากสำหรับรายงานของคุณ ช่วยให้คุณจัดทำรายงานได้ดีขึ้นและเป็นระเบียบมากขึ้น คุณสามารถลากคอลัมน์และแถวระหว่างช่องว่างทั้งสี่นี้เพื่อปรับเปลี่ยนวิธีที่รายงานของคุณปรากฏ

    สิ่งสำคัญสำหรับการจัดวางข้อมูลรายงานของคุณ

    ทำรายงานของคุณแล้ว

  9. แท็บต่อไปนี้ในรายการเขตข้อมูลทางด้านขวาของคุณทำให้มุมมองของเขตข้อมูลทั้งหมดง่ายขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยใช้ไอคอนนี้ทางด้านซ้าย

    ตัวเลือกสำหรับมุมมองฟิลด์ของคุณ

    และการเลือกตัวเลือกใด ๆ จากสิ่งเหล่านี้จะเปลี่ยนวิธีแสดงรายการฟิลด์ของคุณ ฉันเลือก 'พื้นที่ส่วน 1 คูณ 4 เท่านั้น'

    มุมมองรายการเขตข้อมูล

  10. หมายเหตุ: ตัวเลือกสำหรับ 'Defer Layout Update' ซึ่งอยู่ตรงส่วนท้ายของรายการเขตข้อมูล PivotTable เป็นวิธีการสรุปฟิลด์ที่คุณต้องการให้แสดงในรายงานของคุณ เมื่อคุณทำเครื่องหมายในช่องถัดจากนั้นและคลิกที่อัปเดตคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงอะไรด้วยตนเองในแผ่นงาน excel คุณจะต้องยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องนั้นเพื่อแก้ไขอะไรก็ได้ใน Excel และแม้แต่การเปิดลูกศรชี้ลงที่แสดงบนป้ายชื่อคอลัมน์ก็ไม่สามารถคลิกได้เว้นแต่คุณจะยกเลิกการเลือก Defer Layout Update

    'เลื่อนการอัปเดตการออกแบบ' ทำหน้าที่เหมือนล็อกเพื่อให้การแก้ไขเนื้อหาของรายงานไม่ถูกแตะต้อง

  11. เมื่อคุณทำ PivotTable เสร็จแล้วคุณสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้โดยใช้เครื่องมือ PivotTable ซึ่งจะปรากฏที่ส่วนท้ายของเครื่องมือทั้งหมดบนแถบเครื่องมือของคุณที่ด้านบน

    PivotTable Tools สำหรับแก้ไขลักษณะที่ปรากฏ

    ตัวเลือกทั้งหมดสำหรับการออกแบบ