วิธีชะลอหรือกำหนดเวลาการส่งข้อความอีเมลใน Outlook

คุณเคยมีคำว่า“ โอ้ไม่!” ทันทีหลังจากที่คุณกด ส่ง ปุ่มบนอีเมล? ฉันรู้ว่าฉันมี อีเมลจะออกจากกล่องจดหมายของผู้รับทันทีและคุณไม่สามารถดำเนินการใด ๆ ได้ และไม่ว่าคุณจะพบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์มากเพียงใดก็ไม่มีทางนำกลับมาได้

โชคดีสำหรับเรา Microsoft Outlook เป็นโปรแกรมรับส่งเมลที่มั่นคงพร้อมรายการคุณสมบัติที่น่าประทับใจ ด้วยการปรับแต่งที่ถูกต้องตรงนี้และที่นั่นเราสามารถให้ตัวเองมีพื้นที่กระดิกเล็กน้อยเพื่อทำการแก้ไขที่จำเป็นแม้ว่าจะคลิกปุ่มส่งแล้วก็ตาม

การทราบวิธีชะลอการส่งอีเมลของคุณสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีความสำคัญอย่างยิ่ง สมมติว่าคุณกำลังแลกเปลี่ยนอีเมลกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่อาศัยอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างจากของคุณอย่างสิ้นเชิง จะเป็นการดีกว่าที่การแจ้งเตือนจากอีเมลของคุณจะไม่ปลุกเขาตอน 3 โมงเช้า คุณสามารถดำเนินการได้อย่างชาญฉลาดและกำหนดเวลาให้ส่งอีเมลในเวลาที่บุคคลนั้นว่าง

ในบทความนี้เราจะนำเสนอวิธีการบางอย่างที่จะช่วยให้คุณส่งข้อความในภายหลัง ด้านล่างนี้คุณมีคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับการชะลอการส่งอีเมลฉบับเดียวใน Outlook (วิธีที่ 1) . หากคุณต้องการชะลออีเมลทุกฉบับที่คุณส่งขอแนะนำให้คุณตั้งค่ากฎที่จะทำงานในพื้นหลังโดยอัตโนมัติและทำให้การส่งล่าช้า (วิธีที่ 2) .

ไม่ว่าคุณจะทำตามวิธีใดก็ตามอย่าแสดงปฏิกิริยามากเกินไปกับการเลื่อนข้อความของคุณ โปรดทราบว่า Outlook บางเวอร์ชันและโปรแกรมรับส่งเมลใช้วันที่ส่งต้นฉบับเมื่อสั่งซื้อรายชื่ออีเมล ดังนั้นผู้รับอาจพลาดอีเมลของคุณเนื่องจากคุณล่าช้าในอีเมลนานเกินไป โปรดอย่าลืมทดสอบอย่างถูกต้องก่อนที่จะใช้วิธีใดวิธีหนึ่งด้านล่างสำหรับบางสิ่งที่สำคัญ เอาล่ะ.

วิธีที่ 1: วิธีชะลอการส่งข้อความใน Outlook

หากคุณไม่เชื่อว่าคุณจะส่งข้อความล่าช้าบ่อยครั้งการเลื่อนข้อความเดียวจะสะดวกกว่ามาก คำแนะนำต่อไปนี้จะใช้ได้กับ Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010 หากคุณกำลังใช้ Outlook 2007 โปรดดูที่ บันทึก ย่อหน้าภายใต้แต่ละขั้นตอนสำหรับพา ธ Outlook 2007 ที่แน่นอน

ทันทีที่คุณกรอกอีเมลของคุณอย่าคลิกที่ ส่ง ปุ่ม. ให้ทำตามคำแนะนำด้านล่างแทน:

1. หลังจากเขียนข้อความแล้วให้คลิก ตัวเลือก แท็บและไปที่ การจัดส่งล่าช้า .
   บันทึก: ใน Outlook 2007 ไปที่ ตัวเลือก> ตัวเลือกเพิ่มเติมและคลิกที่ Delay Delivery .
2. ตอนนี้อยู่ภายใต้ ส่งมอบตัวเลือก เปิดใช้งานไฟล์ ห้ามส่งก่อน กล่องกาเครื่องหมาย จากนั้นคลิกเมนูแบบเลื่อนลงของวันที่และเวลาเพื่อเลือกค่าที่เหมาะสม
   บันทึก: ใน Outlook 2007 คลิกที่ ตัวเลือกข้อความ เพื่อเข้าสู่เมนูที่คุณได้รับเพื่อเลือกวันที่และเวลาจัดส่ง
3. ตอนนี้คุณสามารถคลิกได้อย่างปลอดภัย ส่ง . ข้อความจะยังคงอยู่ในกล่องขาออกของคุณจนกว่าจะถึงเวลาจัดส่ง

ในกรณีที่คุณตัดสินใจส่งข้อความเร็วกว่าวันที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้

1. ขยายโฟลเดอร์ Outlook และคลิกที่ข้อความที่คุณล่าช้าก่อนหน้านี้
2. ไปที่ ตัวเลือก และคลิกที่ การจัดส่งล่าช้า .
   บันทึก: ใน Outlook 2007 ไปที่ ตัวเลือก> ตัวเลือกเพิ่มเติม และคลิกที่ การจัดส่งล่าช้า .
3. เพียงแค่ยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องถัดจาก ห้ามส่งก่อน.
4. ปิดหน้าต่างการตั้งค่าและกด ส่ง .

วิธีที่ 2: การหน่วงเวลาข้อความอีเมลทั้งหมดด้วยกฎ

หากคุณต้องการให้ตัวเองมีที่ว่างหลังจากกดปุ่มส่งวิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาของคุณได้ คุณสามารถชะลอการส่งข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณได้ภายในเวลาไม่กี่นาทีโดยการบังคับใช้กฎใน Outlook อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถเลื่อนได้นานเกิน 120 นาที แต่ฉันคิดว่าเพียงพอแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้

1. ขณะที่อยู่ในหน้าต่างหลักของ Outlook ให้คลิกที่ไฟล์ ไฟล์ แท็บ
   บันทึก: ใน Outlook 2007 ให้เปิดไฟล์ เครื่องมือ จากนั้นคลิกที่ กฎและ การแจ้งเตือน .
2. จากนั้นค้นหาและคลิกที่ จัดการกฎและการแจ้งเตือน
   
3. หลังจากนั้นไม่นานคุณจะเห็นกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนปรากฏขึ้น คลิกที่ กฎอีเมล แท็บเพื่อขยาย
4. คลิกที่ กฎใหม่ .
5. เมื่อคุณเห็นไฟล์ กฎ กล่องโต้ตอบคลิกที่ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง (ภายใต้ เริ่มจากกฎว่าง ). ตี ต่อไป เพื่อดำเนินการต่อไป
   
6. ตอนนี้คุณจะเห็นรายการพร้อมเงื่อนไขที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ หากคุณต้องการให้กฎมีผลกับข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งอย่าเลือกเงื่อนไขใด ๆ และคลิก ต่อไป .
   
7. คุณจะต้องคลิก ใช่ ที่หน้าต่างยืนยันถัดไป
8. จากรายการการดำเนินการถัดไปให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก เลื่อนการจัดส่งเป็นจำนวนนาที จากนั้นคลิกที่ปุ่ม“ จำนวนของ ” ที่ขั้นตอนและป้อนจำนวนนาทีเพื่อชะลอการส่งข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณ คุณสามารถแทรกค่าด้วยตนเองหรือใช้ลูกศรขึ้นและลงเพื่อปรับค่า ตี ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
   
9. เมื่อคุณพอใจกับกฎที่สร้างแล้วให้กดปุ่ม ต่อไป ปุ่ม.
10. คุณจะเห็นกฎข้อยกเว้นอีกชุดหนึ่ง อีกครั้งหากคุณต้องการให้กฎมีผลกับอีเมลทั้งหมดให้กด ต่อไป โดยไม่ต้องเลือกช่องใด ๆ
    
11. ในหน้าจอตัวช่วยสร้างกฎสุดท้ายให้ป้อนชื่อของกฎที่สร้างขึ้นใหม่ ตรวจสอบว่าช่องข้างๆ เปิดใช้กฎนี้ เปิดใช้งานและกด เสร็จสิ้น .
    
12. คุณสามารถกลับไปที่ไฟล์ กฎและการแจ้งเตือน หน้าต่างและคลิกที่ กฎอีเมล . ตรวจสอบว่ากฎที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ถูกใช้งานแล้วโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจากนั้น ตี สมัคร เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ
    

บันทึก: โปรดทราบว่ากฎที่กำหนดค่าไว้ก่อนหน้านี้จะไม่บังคับใช้หาก Outlook ปิดอยู่ ด้วยเหตุนี้หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะถูกส่งหลังจากช่วงเวลาล่าช้าอย่าลืมเปิด Outlook ทิ้งไว้

สรุป

ไม่สำคัญว่าคุณจะใช้วิธีใดอย่าลืมทดสอบอย่างถูกต้องก่อนที่จะใช้สิ่งที่สำคัญ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าผู้ให้บริการอีเมลของคุณใช้เวลาที่คุณคลิกครั้งแรกหรือไม่ ส่ง หรือเวลาที่ Outlook ส่งข้อความจริงหลังจากเกิดความล่าช้า

ในขณะที่ฉันได้รับความสนใจคุณควรทราบว่ามีโปรแกรมเสริมมากมายที่จะช่วยให้คุณส่งข้อความอีเมลล่าช้าได้ SendLater, ตัวจัดกำหนดการอีเมล และ SetDeliveryTime เป็นทางเลือกที่ดีและฟรีทั้งหมด แต่ถ้าคุณไม่ต้องการเข้าถึงตัวเลือกการปรับแต่งเพิ่มเติมการใช้วิธีเดิม ๆ ในการหน่วงเวลาอีเมลใน Outlook ก็น่าจะเพียงพอแล้ว