วิธีการจัดเก็บอีเมลใน Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

ยิ่งคุณใช้กล่องจดหมาย Microsoft Outlook ของคุณมากเท่าไหร่กล่องจดหมายของคุณก็ยิ่งเติบโตมากขึ้นเท่านั้น หากลองคิดดูก็คล้ายกับว่ากระดาษมักจะกองอยู่บนโต๊ะทำงานของคุณ แต่คุณจะทำอย่างไรเมื่อเสาเข็มมีขนาดใหญ่จนต้องจัดการ? ในชีวิตจริงคุณสามารถใช้เวลาในการจัดเรียงเอกสารแต่ละฉบับและจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นที่มีความสำคัญในขณะที่ทิ้งเอกสารที่มีความสำคัญน้อยกว่า โชคดีที่คุณสามารถสร้างกระบวนการเดียวกันใน Outlook ได้

Outlook ทุกเวอร์ชันสนับสนุนการเก็บถาวรโดยไม่มีข้อยกเว้น ยิ่งไปกว่านั้นคุณมีหลายทางเลือกในการจัดเก็บรายการของคุณใน Outlook วิธีที่สะดวกที่สุดคือใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อจัดการกับข้อความการนัดหมายและงานที่เก่ากว่า อีกวิธีหนึ่งคือใช้การเก็บถาวรด้วยตนเองเพื่อย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ แต่วิธีที่เร็วที่สุดคือใช้ไฟล์ เก็บถาวร อยู่ในปุ่ม ไฟล์ เมนู.

โปรดทราบว่า Outlook จะเก็บโฟลเดอร์เริ่มต้นไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บถาวรที่ไม่สามารถลบได้ การเก็บอีเมลของคุณจะช่วยให้คุณมีร้านค้าที่สะอาดช่วยให้ค้นหาอีเมลเก่า ๆ ได้ง่ายขึ้นในขณะที่ทำให้กล่องจดหมายของคุณไม่รก

ด้านล่างนี้คุณมีชุดคำแนะนำที่จะนำคุณไปสู่การเก็บถาวรรายการใน Outlook ในทุกวิถีทาง เอาล่ะ!

วิธีที่ 1: เก็บข้อความด้วยตนเองด้วยการดำเนินการเดียว

วิธีนี้เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการย้ายข้อความอย่างน้อยหนึ่งข้อความไปยังโฟลเดอร์ Archive ไฟล์ที่เก็บถาวรเหล่านี้จะยังคงสามารถเข้าถึงได้ผ่านช่องค้นหาหรือโดยการนำทางไปยังไฟล์ เก็บถาวร โฟลเดอร์ รายการที่เก็บถาวรยังสามารถดูได้บนอุปกรณ์มือถือโดยไปที่ไฟล์ เก็บถาวร โฟลเดอร์ คำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับการเก็บถาวรรายการด้วยตนเองใน Outlook 2016 มีดังนี้

1. เปิด Outlook แล้วเลือกอย่างน้อยหนึ่งข้อความในไฟล์ กล่องจดหมาย หรือโฟลเดอร์อื่น ๆ
2. คลิก เก็บถาวร ไอคอนภายในไฟล์ ลบ กลุ่ม. ไอคอนเก็บถาวรจะปรากฏเฉพาะภายใน Ribbon ใน Outlook 2016
   บันทึก: คุณยังสามารถกดปุ่ม ปุ่ม Backspace เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์เดียวกัน
3. คุณควรจะพบข้อความของคุณในไฟล์ หอจดหมายเหตุ โฟลเดอร์
   บันทึก: โฟลเดอร์ Archive จะสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติแม้ว่าคุณจะไม่เคยใช้มาก่อนก็ตาม หากคุณไม่เห็นโฟลเดอร์ Archive ให้ไปที่ ไฟล์> บัญชี Office> ตัวเลือกการอัปเดต และคลิกที่ อัปเดตทันที .

วิธีที่ 2: การใช้คุณสมบัติการเก็บถาวรอัตโนมัติ

Outlook มีคุณลักษณะอัตโนมัติที่สามารถเก็บถาวรรายการที่เรียกว่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ คุณลักษณะนี้สามารถตั้งโปรแกรมให้เก็บถาวรรายการในช่วงเวลาปกติ Outlook ทุกเวอร์ชันรองรับการเก็บถาวร ความแตกต่างคือการเก็บถาวรอัตโนมัติจะปิดโดยค่าเริ่มต้นใน Outlook 2010 และใหม่กว่า

หลังจาก การเก็บถาวรอัตโนมัติ เปิดใช้งานผู้ใช้สามารถตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บถาวร โปรดทราบว่าเมื่อคุณเก็บอีเมลอีเมลนั้นจะถูกย้ายไปยังไฟล์ PST อื่นและจะไม่สามารถใช้งานได้ในไฟล์ PST หลักอีกต่อไป คำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับการเปิดใช้งานและการใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติมีดังนี้

วิธีเปิดใช้งานและกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

1. เพื่อเลี้ยว การเก็บถาวรอัตโนมัติ เปิดไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก . เมื่อคุณอยู่ใน Outlook การตั้งค่า , คลิก ขั้นสูง เพื่อนำไปข้างหน้าจากนั้นคลิกที่ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ .
   บันทึก: ใน Outlook 2007 และเก่ากว่าคุณสามารถค้นหาไฟล์ การเก็บถาวรอัตโนมัติ การตั้งค่าใน เครื่องมือ> ตัวเลือก> อื่น ๆ .
2. หากทุกอย่างเป็นสีเทาคุณต้องทำเครื่องหมายในช่องข้างๆ เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ เพื่อเปิดใช้งาน การเก็บถาวรอัตโนมัติ
   
3. ตอนนี้ถึงเวลากำหนดค่าการทำงานของการเก็บถาวรอัตโนมัติ เริ่มต้นด้วยการเลือกความถี่ที่คุณต้องการให้ไฟล์เก็บถาวรอัตโนมัติทำงาน ค่าเริ่มต้นคือ 14 วัน แต่ถ้าคุณต้องการรักษาความสะอาดให้ตั้งค่าไว้ระหว่าง 2 ถึง 6
   
4. หากคุณต้องการรับการแจ้งเตือนก่อนเริ่มการเก็บถาวรอัตโนมัติให้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจาก พร้อมต์ก่อนที่จะเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ . เป็นความคิดที่ดีที่จะเปิดใช้งานตัวเลือกนี้เนื่องจากการเก็บถาวรอัตโนมัติอาจรบกวนการทำงานของคุณได้
   
5. เพื่อหลีกเลี่ยงการกรอกที่เก็บถาวรของคุณด้วยอีเมลที่ไม่จำเป็นคุณควรออกไป ลบอีเมลที่หมดอายุแล้วติ๊ก . หากคุณปิดการใช้งาน เก็บหรือลบรายการเก่า ข้อความที่หมดอายุเท่านั้นที่จะถูกลบอย่างสมบูรณ์
   
6. ถ้าคุณต้องการให้โฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณมองเห็นได้ภายใน Outlook คุณต้องเปิดใช้งาน แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์
   
7. ตอนนี้ตั้งค่าโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับการเก็บถาวร
8. จากนั้นเปิดใช้งานการสลับที่อยู่ถัดจาก ย้ายรายการเก่าไปที่ แล้วคลิก เรียกดู เพื่อกำหนดเส้นทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการให้รายการของคุณถูกเก็บถาวร ตี ตกลง เพื่อยืนยันการตั้งค่าของคุณ
   

หลังจากที่คุณเปิดใช้งานและกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติแล้วระบบจะทำงานโดยอัตโนมัติในเวลาที่กำหนด คุณสามารถยืนยันได้ว่าใช้งานได้โดยตรวจสอบว่าไฟล์ หอจดหมายเหตุ กำลังเติมข้อมูลโฟลเดอร์

การกำหนดค่าคุณสมบัติ AutoArchive สำหรับแต่ละโฟลเดอร์

หลังจากที่คุณกำหนดค่าคุณสมบัติการเก็บถาวรอัตโนมัติเสร็จแล้วคุณสามารถเพิ่มเลเยอร์การควบคุมพิเศษโดยการตั้งค่าคุณสมบัติเฉพาะสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ของคุณ เป็นเรื่องปกติสำหรับโฟลเดอร์เช่น รายการที่ถูกลบ หรือ สแปม เพื่อใช้คุณสมบัติการเก็บถาวรอัตโนมัติที่แตกต่างจากโฟลเดอร์อีเมลหลักของคุณ
บันทึก: หากคุณไม่ได้ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์จะใช้การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทั่วโลกที่กำหนดค่าไว้ด้านบน

คำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับการตั้งค่าคุณสมบัติการเก็บถาวรอัตโนมัติแต่ละรายการให้กับโฟลเดอร์:

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการรักษาเป็นพิเศษแล้วคลิก คุณสมบัติ.
   
2. คลิก การเก็บถาวรอัตโนมัติ แท็บเพื่อนำไปข้างหน้า ที่นี่คุณมีตัวเลือกการตั้งค่าที่จะใช้กับโฟลเดอร์นี้เท่านั้น
   
3. คุณสามารถปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์นี้ได้โดยคลิกที่ อย่าเก็บรายการในโฟลเดอร์นี้ .
   
4. ในการลบล้างการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทั่วโลกให้คลิกที่ เก็บโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้ และทำการแก้ไขของคุณด้านล่าง คลิก สมัคร เพื่อยืนยันการตั้งค่าของคุณ
   บันทึก: โปรดทราบว่าการตั้งค่าเหล่านี้จะไม่ใช้กับโฟลเดอร์ย่อยใด ๆ ของโฟลเดอร์นี้ คุณจะต้องแก้ไขแต่ละรายการ

วิธีที่ 3: การจัดเก็บอีเมลด้วยตนเองโดยใช้เครื่องมือล้างข้อมูล

หากคุณไม่ใช่แฟนตัวยงของระบบอัตโนมัติมีโซลูชันระดับกลางที่จะช่วยให้คุณเก็บถาวรจำนวนมากพร้อมการควบคุมที่มากขึ้น ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเก็บถาวรทั้งโฟลเดอร์พร้อมกับโฟลเดอร์ย่อยได้ หากคุณไม่ต้องการรอให้การเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มต้นคุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองและเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึก สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้

1. คลิก ไฟล์ จากนั้นไปที่ ข้อมูล และขยายเมนูแบบเลื่อนลงจาก เครื่องมือล้างข้อมูล เลือก เก็บถาวร จากเมนูแบบเลื่อนลง
   
2. เลือก เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด และคลิกที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร
   
3. ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูล Outlook ทั้งหมดของคุณให้คลิกที่อยู่อีเมลของคุณที่ด้านบนสุดของรายการ
   
4. ใช้เมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก เก็บรายการที่เก่ากว่า เพื่อเลือกวันที่ล่าสุดสำหรับรายการที่จะเก็บถาวร รายการทั้งหมดที่เก่ากว่าวันที่คุณตั้งไว้ในเมนูนี้จะถูกเก็บถาวร
   
5. คุณสามารถจัดเก็บรายการที่ก่อนหน้านี้ไม่รวมอยู่ในการเก็บถาวรอัตโนมัติโดยทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก รวมรายการที่มีการเก็บถาวรอัตโนมัติ .
   
6. ใช้ เรียกดู ปุ่มเพื่อกำหนดเส้นทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการไปยังไฟล์เก็บถาวร PST เพื่อบันทึก คลิก ตกลง เพื่อเริ่มต้นกระบวนการ
   

คุณจะสังเกตเห็นในไม่ช้าว่าอีเมลบางฉบับจะถูกย้ายจากโฟลเดอร์เริ่มต้นของคุณไปยังไฟล์ pst ที่เก็บถาวร
บันทึก: ไฟล์ที่เก็บถาวรควรสามารถเข้าถึงได้ใน Outlook เป็นโฟลเดอร์ หากด้วยเหตุผลบางประการก็ไม่ได้ไป ไฟล์ แล้วคลิก เปิดและส่งออก . จากนั้นคลิกที่ เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook นำทางไปยังตำแหน่งที่เก็บถาวรของคุณและกด ตกลง .