การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานหรือที่เรียกว่าการตอบกลับอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากใน Microsoft Outlook ในการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลที่ส่งอีเมลถึงคุณ จะมีประโยชน์ในการทำให้ผู้ส่งอัปเดตตามความพร้อมของคุณ คุณลักษณะนี้มีอยู่ใน Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 และแม้แต่ใน Microsoft Outlook เวอร์ชันเก่า โดยทั่วไปเรียกว่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน อย่างไรก็ตามสามารถใช้ในสถานการณ์อื่น ๆ ได้เช่นกัน
คุณลักษณะการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใช้งานได้กับไฟล์ บัญชีแลกเปลี่ยน . หากคุณไม่มีบัญชีแลกเปลี่ยนคุณจะต้องตั้งกฎเพื่อดำเนินการนี้ให้กับคุณตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง
ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013, 2016 และ 2010 ด้วยบัญชี Exchange
- ใน Microsoft Outlook คลิก ไฟล์ , ข้อมูล.
- จากนั้นเลือก การตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) .
บันทึก: ถ้า การตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) ไม่มีตัวเลือกนี้คุณไม่ได้ใช้บัญชี Exchange โปรดดูส่วนถัดไปเพื่อทราบเกี่ยวกับการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชีที่ไม่ใช่การแลกเปลี่ยน - ตรวจสอบไฟล์ ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ กล่องกาเครื่องหมาย หากคุณต้องการตั้งเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติให้เลือก ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้ กล่องกาเครื่องหมายและตั้งวันที่และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
- ในแท็บที่มีข้อความ ภายในองค์กรของฉัน พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับหากมีคนส่งอีเมลถึงคุณภายในองค์กร
- ในแท็บที่มีข้อความ ภายนอกองค์กรของฉัน ตรวจสอบไฟล์ ตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลภายนอก องค์กร ช่องทำเครื่องหมายและเลือกหนึ่งในตัวเลือกปุ่มตัวเลือกที่มีข้อความว่า ที่อยู่ติดต่อของฉันเท่านั้น หรือ ทุกคนภายนอกองค์กรของฉัน .
บันทึก: ถ้า การตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) ไม่มีตัวเลือกนี้คุณไม่ได้ใช้บัญชี Exchange โปรดดูส่วนถัดไปเพื่อทราบเกี่ยวกับการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชีที่ไม่ใช่การแลกเปลี่ยนคุณสมบัติตอบกลับอัตโนมัติจะถูกปิดใช้งานโดยอัตโนมัติหลังจากวันที่และเวลาที่ระบุ อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติก่อนหน้านี้คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติอีกครั้งและเลือก อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ปุ่มตัวเลือก
ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 365 Online (Web Based)
หากคุณกำลังใช้ Outlook 365 บน เว็บ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
- เปิด Outlook ในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณและลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
- คลิกที่ ล้อเกียร์ ที่ด้านบนของหน้าเพื่อเข้าถึงการตั้งค่า
- คลิก ตอบกลับอัตโนมัติ แล้วคลิก ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ปุ่มตัวเลือก
- กำหนดวันที่และเวลาสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติหากจำเป็น
- พิมพ์ข้อความของคุณ
- คลิก บันทึก เมื่อเสร็จแล้ว.
- ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013, 2016 และ 2010 ด้วยบัญชีอื่น ๆ ทั้งหมด
หากคุณใช้บัญชีอีเมลที่ไม่ใช่การแลกเปลี่ยนซึ่งอยู่ในหมวดหมู่อื่น ๆ โดยที่ประเภทบัญชีมักจะเป็น POP หรือ IMAP ตัวอย่างเช่น @ outlook.com, @ aol.com, @ live.com เป็นต้นคุณสามารถจำลองฟังก์ชันการตอบกลับอัตโนมัติโดยการรวมเทมเพลตอีเมล Outlook เข้ากับกฎของ Outlook
- คลิก บ้าน แล้ว อีเมลใหม่ . พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ
- คลิก ไฟล์ -> บันทึกเป็น ; ใน บันทึกเป็นประเภท รายการแบบเลื่อนลงเลือก เทมเพลต Outlook .
- พิมพ์ชื่อเทมเพลตแล้วคลิก บันทึก .
- ตอนนี้คุณได้สร้างเทมเพลตตอบกลับอัตโนมัติแล้วคุณต้องสร้างกฎเพื่อตอบกลับข้อความอีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ
- คลิก กฎ และจากนั้น จัดการกฎและการแจ้งเตือน .
- คลิก กฎใหม่ ใน กฎและการแจ้งเตือน กล่องโต้ตอบ คลิก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ ภายใต้ เริ่มจากกฎว่าง แล้วคลิก ถัดไปและถัดไป อีกครั้ง.
- ตรวจสอบ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ภายใต้ คุณต้องการทำอะไรกับข้อความ -> คลิก เทมเพลตเฉพาะ
- ใน มองเข้าไป กล่องใน เลือกเทมเพลตการตอบกลับ กล่องโต้ตอบคลิก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ . กล่องโต้ตอบเลือกไฟล์มาตรฐานจะปรากฏขึ้น ชี้ไปที่เทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างไว้ในขั้นตอนแรก คลิก ถัดไปถัดไปเสร็จสิ้นและนำไปใช้
บันทึก: สำหรับวิธีนี้ในการส่งการตอบกลับอัตโนมัติกฎ ตัวช่วยสร้าง จำเป็นต้องใช้ Outlook และควรกำหนดค่าให้ตรวจสอบข้อความใหม่เป็นระยะ ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะตั้งค่าให้ตรวจสอบข้อความใหม่เป็นระยะ
เพื่อป้องกันไม่ให้ Outlook จากการส่งคำตอบซ้ำ ๆ ไปยังผู้ส่งอีเมลของคุณตัวช่วยสร้างกฎจะส่งคำตอบหนึ่งครั้งต่อผู้ส่งในแต่ละเซสชัน เซสชันเริ่มต้นเมื่อคุณเริ่ม Outlook และสิ้นสุดเมื่อคุณปิดแอปพลิเคชัน
อย่าลืมปิดกฎหลังจากที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป มิฉะนั้นจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปเรื่อย ๆ
อ่าน 3 นาที
