การไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับเอกสารหรือขณะที่คุณเขียนเอกสารเป็นคุณลักษณะที่มีความสำคัญในปัจจุบัน หายไปนานเป็นวันที่คุณจะต้องบันทึกการแก้ไขที่คุณได้ทำลงในเอกสารด้วยตนเอง อย่างไรก็ตามมีผู้ใช้ที่ประสบปัญหาเกี่ยวกับคุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติที่มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์ Microsoft Office บนเครื่อง Mac ปรากฎว่าคุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติเป็นสีเทาหรือทำงานไม่ถูกต้องหมายความว่าไฟล์จะไม่ถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
Mac AutoSave ไม่ทำงาน
ไฟล์โลคัลปกติบนระบบของคุณเป็นข้อยกเว้นสำหรับกรณีนี้เนื่องจากทราบว่าปัญหาเกิดขึ้นเฉพาะเมื่อไฟล์ถูกซิงค์กับ OneDrive โดยพื้นฐานแล้วคุณลักษณะนี้ทำงานอย่างไรเมื่อคุณบันทึกไฟล์ลงในบัญชี OneDrive ของคุณระบบจะบันทึกโดยอัตโนมัติดังนั้นการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจึงมีอยู่ทั้งในเวอร์ชันภายในเครื่องและเวอร์ชันที่จัดเก็บไว้บนคลาวด์ ดังนั้นการบันทึกอัตโนมัติจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำงานกับไฟล์ที่บันทึกไว้ในไฟล์ส่วนตัวของคุณ OneDrive , OneDrive for Business หรือแม้แต่ Microsoft Sharepoint มีสาเหตุบางประการที่ทำให้การบันทึกอัตโนมัติไม่ทำงานในกรณีของคุณเราจะแสดงรายการด้านล่างนี้
- การบันทึกไฟล์ในเครื่อง - สาเหตุหลักประการหนึ่งที่คุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติอาจถูกปิดหรือเป็นสีเทาคือเมื่อคุณจัดเก็บไฟล์ไว้ในเครื่องแทนที่จะอยู่บนคลาวด์ ในกรณีเช่นนี้แอปพลิเคชันจะปิดคุณสมบัติการบันทึกอัตโนมัติและคุณจะต้องบันทึกไฟล์ลงในระบบคลาวด์ของคุณอย่างถูกต้องเพื่อรับคุณสมบัติกลับคืนมา
- รูปแบบไฟล์ที่เก่ากว่า - ปรากฎว่าคุณลักษณะนี้อาจไม่ทำงานเนื่องจากไม่รองรับไฟล์ที่คุณกำลังทำงานอยู่ เพื่อให้แม่นยำยิ่งขึ้นหากคุณกำลังทำงานไฟล์ที่ใช้รูปแบบไฟล์. doc, .xls และอื่น ๆ คุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติจะไม่ทำงานเนื่องจากไม่สามารถใช้ได้กับรูปแบบไฟล์เหล่านี้ ในกรณีนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือเปลี่ยนรูปแบบไฟล์และฟีเจอร์จะเริ่มทำงาน ตรวจสอบแถบหัวเรื่องเพื่อดูรูปแบบไฟล์ที่คุณใช้งาน
ตอนนี้เราได้ดำเนินการกับสาเหตุที่เป็นไปได้ของปัญหาแล้วให้เราดำเนินการแก้ไขที่เป็นไปได้ที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อให้คุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติกลับมาทำงาน อย่างไรก็ตามก่อนที่เราจะเริ่มตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบว่ามีการตรวจสอบตัวเลือกการบันทึกอัตโนมัติจากเมนูตัวเลือก อาจเป็นไปได้ว่าคุณลักษณะนี้เพิ่งถูกปิดจากการตั้งค่าซึ่งเป็นสาเหตุที่ไม่สามารถใช้งานได้ ดังนั้นก่อนที่คุณจะข้ามไปสู่วิธีการต่างๆที่ให้ไว้ด้านล่างเพียงตรวจสอบการตั้งค่าของคุณ ในการดำเนินการนี้ให้ไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก จากนั้นเปลี่ยนเป็นไฟล์ บันทึก บนหน้าต่างป๊อปอัป ควรเป็นตัวเลือกแรกภายใต้ บันทึก แท็บ
จากที่กล่าวมาโดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไปให้เราเริ่มต้นด้วยวิธีแก้ปัญหา
วิธีที่ 1: เปิดไฟล์โดยใช้เมนูไฟล์
ปรากฎว่าหนึ่งในโซลูชันที่ได้รับรายงานว่าใช้งานได้โดยผู้ใช้หลายคนคือการเปิดไฟล์ที่คุณใช้งานโดยใช้เมนูไฟล์ภายใน MS Word , Excel หรืออะไรก็ได้ สิ่งนี้มักมีประโยชน์เมื่อไฟล์ของคุณถูกบันทึกไว้บนไซต์ MS SharePoint หรือในโฟลเดอร์ภายในเครื่องบน Mac ของคุณ อย่างไรก็ตามการเปิดไฟล์ผ่านเมนูไฟล์น่าจะช่วยคุณได้
วิธีการทำมีดังนี้
- ก่อนอื่นให้เปิดแอปพลิเคชันประเภทไฟล์ที่คุณใช้งานเช่น คำ.
- ตอนนี้ที่มุมขวาบนให้คลิกที่ไฟล์ ไฟล์ เพื่อไปที่เมนูไฟล์
การเปิดไฟล์
- จากนั้นคลิกที่ไฟล์ เปิด ตัวเลือกในการเปิดไฟล์ใหม่ หรือคุณสามารถกดปุ่ม Ctrl + O แป้นพิมพ์ลัดเพื่อเปิดหน้าต่างใหม่
- สุดท้ายไปที่ไดเรกทอรีและค้นหาไฟล์ของคุณ เปิดขึ้นมาและดูว่าการบันทึกอัตโนมัติใช้งานได้หรือไม่
วิธีที่ 2: บันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive
สาเหตุหนึ่งที่พบบ่อยที่สุดที่ปัญหาปรากฏขึ้นคือเมื่อคุณบันทึกไฟล์ในเครื่องไม่ใช่ในบัญชี OneDrive ของคุณ การบันทึกอัตโนมัติช่วยให้คุณเริ่มทำงานกับไฟล์ที่บันทึกไว้ในบัญชี OneDrive ของคุณไม่ว่าจะเป็นส่วนบุคคลหรือธุรกิจ ตอนนี้ถ้าไฟล์ถูกบันทึกไปยังตำแหน่งอื่นคุณสมบัติการบันทึกอัตโนมัติจะถูกปิดใช้งาน สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อคุณบันทึกไฟล์ลงในโฟลเดอร์ภายในเครื่อง Mac ของคุณ
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทุกคนมักจะทำคือพยายามบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive ผ่านโฟลเดอร์ในไฟล์ ระบบ Mac . การดำเนินการนี้ไม่ได้บันทึกไฟล์ลงในบัญชี OneDrive ของคุณดังนั้นคุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติจึงไม่ทำงาน สิ่งที่คุณต้องทำคือบันทึกไฟล์ด้วยวิธีที่ถูกต้องซึ่งเราจะแสดงด้านล่างเพื่อให้ฟีเจอร์ใช้งานได้ ทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อบันทึกไฟล์อย่างถูกต้อง:
- ก่อนอื่นให้เปิดไฟล์จากนั้นไปที่เมนูไฟล์
- จากเมนูแบบเลื่อนลงเลือก บันทึกเป็น หรือกดปุ่ม Command + Shift + S แป้นพิมพ์ลัดเพื่อเปิดหน้าต่างบันทึกเป็น
- ตอนนี้คลิกที่ไฟล์ สถานที่ออนไลน์ ตัวเลือก ซึ่งจะนำคุณไปยังเมนูที่คุณสามารถบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive ได้โดยตรง
การบันทึกไฟล์
- สุดท้ายบันทึกไฟล์ด้วยชื่อที่คุณต้องการ
บันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive
- เมื่อคุณบันทึกไฟล์ด้วยวิธีนี้แล้วคุณสมบัติการบันทึกอัตโนมัติควรเปิดโดยอัตโนมัติ
