Excel เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่มีคุณค่าอย่างยิ่งซึ่งมีโซลูชันมากมายที่มักใช้และสร้างขึ้นสำหรับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์อื่น ๆ โซลูชันจำนวนมากจะถูกสร้างขึ้นใน Excel จากนั้นโอนไปยังแอปพลิเคชันอื่นหรือส่งไปที่อื่น บ่อยครั้งที่โซลูชันที่คุณสร้างใน Excel จะต้องถูกแยกและใช้ในรูปแบบอื่น
สมมติว่าคุณต้องสร้างตารางและส่งให้ใครทางอีเมล คุณสามารถลองทำในมุมมอง อย่างไรก็ตามจะต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการจัดรูปแบบเพื่อให้แน่ใจว่ารูปแบบนั้นถูกต้อง ดังนั้นเมื่อคุณนึกถึงตารางคุณอาจจินตนาการถึง Excel ดูตารางด้านล่างที่สร้างใน Excel สิ่งนี้ถูกคัดลอกมาจาก Excel และวางลงในบทความนี้โดยตรงโดยใช้การวางมาตรฐานของคุณ
หากไม่เห็นตาราง Excel ดั้งเดิมคุณอาจคิดว่าสิ่งนี้ไม่ได้ดูแย่ สิ่งที่คุณไม่เห็นคือค่าของเซลล์ควรอยู่กึ่งกลางในแนวตั้งและแนวนอน คอลัมน์ค่าใช้จ่ายก็ดูแย่ลงเช่นกัน ในความเป็นจริงฉันค่อนข้างแน่ใจว่าตอนนี้เป็นวิธีที่เราแสดงถึงสกุลเงิน (เหนือจำนวนเงิน) แล้วตารางมีลักษณะอย่างไร?
นั่นดูดีกว่าเล็กน้อยในความคิดของฉัน อย่างไรก็ตามโซลูชันนี้อาจใช้ไม่ได้กับสิ่งที่คุณต้องการ เราจะอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับโซลูชันต่างๆสำหรับการวางและแก้ไขข้อมูลจาก Excel ในโซลูชันอื่น ๆ
วิธีแก้ไขปัญหาการจัดรูปแบบเมื่อคัดลอกจาก Excel
จากตัวอย่างข้างต้นมาดูกันว่าเรามีแนวทางแก้ไขอะไรบ้าง ก่อนอื่นเรามีตัวเลือกอะไรบ้างในการวางข้อมูล
จากซ้ายไปขวาเรามี:
จัดรูปแบบแหล่งที่มา
Keep Source Formatting คือตัวเลือกการวางเริ่มต้นของคุณ โดยปกติแล้วสิ่งนี้จะทำงานได้ตามที่คาดไว้ แต่ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลถูกจัดรูปแบบจากแหล่งที่มาอย่างไร ในตัวอย่างนี้การจัดรูปแบบแหล่งที่มาประกอบด้วยรูปแบบ 'การบัญชี' ซึ่ง Outlook ไม่รู้จักและแอปพลิเคชันอื่น ๆ อีกมากมาย การเปลี่ยนรูปแบบเป็น 'สกุลเงิน' จะช่วยให้คุณสามารถวางโดยใช้ Keep Source Formatting และจะดูดีขึ้น
ใช้สไตล์ปลายทาง
หากคุณต้องการใช้การจัดรูปแบบที่เหมือนกับข้อความอื่น ๆ ในปลายทางให้ใช้ตัวเลือกการวางนี้ จะยังคงจัดรูปแบบทั่วไปเช่นตัวหนาและตัวเอียง แต่จะใช้ลักษณะปลายทางเช่นรูปแบบและขนาดตัวอักษร
เชื่อมโยงและจัดรูปแบบแหล่งที่มา
การดำเนินการนี้จะรักษาการจัดรูปแบบแหล่งที่มาตามที่เป็นอยู่และจะทำให้ตารางเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลเดิม มีฟังก์ชันเพิ่มเติมบางอย่างสำหรับสิ่งนี้ แต่ช่วยให้บุคคลที่คุณกำลังส่งข้อมูลคลิก 'อัปเดตลิงก์' โดยคลิกขวาที่ตารางและรับการอัปเดต หลักสูตรนี้จะต้องได้รับการกำหนดค่าอย่างเหมาะสมเพื่อให้ทำงานได้ตามที่อธิบายไว้
เชื่อมโยงและใช้สไตล์ปลายทาง
ลิงก์และใช้สไตล์ปลายทางจะทำงานเหมือนกับการจัดรูปแบบลิงก์และเก็บแหล่งที่มายกเว้นสิ่งนี้จะใช้การจัดรูปแบบปลายทาง สิ่งต่างๆเช่นสีจะไม่ได้รับการอัปเดตหลังจากคัดลอกในตอนแรก แต่การเปลี่ยนแปลงข้อความในข้อมูลจะได้รับการอัปเดต
ภาพ
รูปภาพจะมีประโยชน์หากคุณต้องการแสดงข้อมูลและไม่จำเป็นต้องจัดรูปแบบแก้ไขหรือรับการอัปเดตจากข้อมูลอีกต่อไป การวางเป็นรูปภาพจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าภาพจะเหมือนกันกับแหล่งที่มา แต่ปาร์ตี้ของคุณจะไม่สามารถแก้ไขได้ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งนี้ใช้ได้กับโซลูชันของคุณ
เก็บข้อความเท่านั้น
Keep Text Only จะแสดงตารางเหมือนเดิม แต่อยู่ในรูปแบบข้อความ จะไม่มีตารางที่จัดรูปแบบหรือการจัดรูปแบบใด ๆ นอกจากสไตล์การจัดรูปแบบปลายทางของคุณเช่นขนาดและรูปแบบตัวอักษร
มีวิธีอื่น ๆ ในการใช้รูปแบบการวางข้างต้นและแก้ไขผลลัพธ์เพื่อให้ดูตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างรวดเร็ว โดยการปรับเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์“ ต้นทุน” เล็กน้อยใน Outlook โดยใช้สไตล์การวางรูปแบบ Keep Source การจัดรูปแบบจะดูถูกต้องและคงรูปแบบการบัญชีไว้ในคอลัมน์ต้นทุน
วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้คือเล่นกับรูปแบบการวางข้างต้นและดูว่ารูปแบบเหล่านี้เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุดอย่างไร
อ่าน 3 นาที
